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La tecnología detrás de las notarías digitales en el país

La tecnología detrás de las notarías digitales en el país

Colombia le dio luz verde el pasado mes de febrero a la puesta en marcha de la implementación de notarías digitales, la cual busca que los 450 diferentes procesos que actualmente se efectúan de forma presencial en estos lugares puedan realizarse sin fila y rápidamente por internet.

En este momento, según señala la Superintendencia de Notariado y Registro, son dos las notarías en el país, de las 911 existentes, que ya están habilitadas para usar este modelo, aunque se espera que paulatinamente se incorporen más a este sistema con el fin de optimizar los 2 millones de trámites mensuales que se realizan actualmente en estas entidades. Se trata de la notaría 25 de Medellín, que comenzó el 18 de febrero, y la notaría 5.ª de Bogotá, que lo hizo desde el 26 de febrero.

“La implementación, que cumple con la política pública de protección y seguridad de la información, se dará de manera gradual mientras las notarías cumplan los requisitos que supone esta transformación para empezar a operar de manera totalmente virtual”, indicó en su momento Fernanda García, superintendente encargada de Notariado y Registro.

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¿Cómo funciona?

Al Gobierno, de la mano de Microsoft, le tomó 10 meses desarrollar la plataforma en la cual se le permite al ciudadano hacer trámites de autenticación de documentos, escrituración, matrimonios, divorcios, entre otros.

El proyecto de digitalización se ejecutó con base en Azure, el servicio de computación en la nube de Microsoft. “Se realizaron mesas de trabajo conjuntas para establecer cuáles eran las arquitecturas que acompañarían esta visión de la Superintendencia y cuál es este estándar mínimo requerido en las notarías para estar listas para ser una notaría digital; a partir de esta estructuración, lo que se realizó fueron modelos optimizados en la plataforma”, asegura Silvana Lara, directora de sector público de Microsoft Colombia.

La tecnología que integra este nuevo sistema está basada en inteligencia artificial, esto permite hacer analítica de datos, teniendo en cuenta además la virtualización de la información y el material de las notarías en un periodo mayor a 30 años.

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Notarías digitales

En Colombia ya operan dos notarías con este modelo digital.

Con este análisis, el programa permite elaborar proyectos predictivos, asimilando las tendencias de trámites que más realizan los colombianos, y desarrolla a su vez un tablero de toma de decisiones que facilitará y agilizará el trabajo de los funcionarios de estas entidades.

Otra de sus características es la de ser un sistema digital escalable según la demanda y necesidades de los usuarios, es decir que la plataforma es dinámica y se adaptará a los cambios que se presenten en el día a día.

Para garantizar la identidad de la persona y que no se generen procesos de suplantación, la herramienta cuenta con sistemas de autenticación del ciudadano, entre ellos componentes biométricos.

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“Lo que se busca acá es que no solo se tenga seguridad en el establecimiento y la identificación del proceso y lo que hay alrededor, sino que se cumpla con los estándares de seguridad a nivel administrativo y de gestión de la plataforma”, asegura Lara.

Para poder usar las notarías digitales, las personas deberán contar con una conexión a internet a fin de ingresar a las páginas web de cada uno de los lugares ya habilitados para estos trámites. Una vez allí, deberá crear una cuenta en la cual debe ingresar sus datos personales, como nombre y apellidos, documento de identidad y su número.

Lo único que tendrán que hacer es diligenciar datos personales previamente, elegir el trámite y cancelar los servicios. Es así de fácil”, puntualiza García.

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